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はじめに

Microsoft 365 を担当させていただいている三島です。今回も業務改善やDX推進のヒントになる話題を皆様にお届けしたいと思います。
今回はPower Apps でタイムカードアプリを作成してみたいと思います。出社時刻を記録する方法は色々あると思いますが、スマートフォンから打刻できる仕組みがあると便利ですよね。外出先からでもパソコンを立ち上げずに打刻ができる上に、わずかな時間で作業が終わります。

使用する開発ツールはMicrosoft 365 のPower Apps と、データの保存場所としてSharePointリストを使用します。社内向けの情報共有サイトとして利用されることの多いSharePointですが、Power Apps と組み合わせれば、社外からもアクセスする仕組みが簡単に作成できますので、ぜひ皆様も試してみてください。

このアプリの作成は少し長くなりますので、2回に分けて解説します。今回は打刻データの保存場所として使用する「SharePointリストの作成方法」についてお話いたします。

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SharePoint リストについて

SharePointは組織情報を共有したり、管理したりすることができるMicrosoftのクラウド製品です。ローコーディングでオリジナルのサイトを作成し、ニュースや予定表、ファイルやデータなど、様々な情報を共有することができます。
今回使用するSharePointの機能「リスト」は、Excelのような一覧表をクラウド上で利用することができる機能で、Power Apps アプリのデータソースとしても利用することができます。

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SharePointでサイトを作成する

SharePointでリストを作成するためには、リストを管理するためのサイトを作成する必要があります。サイトは会社や組織で運用する様々なコンテンツを、メンバーと共有するための場所です。

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Microsoft 365 ホーム より ShorePoint を起動する

サイトを作成するには、Microsoft 365 のホームからSharePointを起動します。

SharePointのホーム画面より、「＋サイトの作成」を選択すると、チームサイト、コミュニケーションサイトのどちらかを選択するメニューが表示されます。チームサイトはチーム単位での情報管理を目的としたサイト、コミュニケーションサイトは組織全体で情報管理をすることを目的に作成するサイトです。今回は組織メンバーの中だけで運用することを想定していますので、チームサイトでの作成方法を説明したいと思います。

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テンプレートを選択する

サイトの種類を選択すると、様々なテンプレートが表示されます。ヘルプデスクやプロジェクト管理等など、目的に合ったテンプレートを選択することで、素早くサイトを構築することができます。今回は「標準チーム」のテンプレートを使用してみたいと思います。

テンプレートを選択すると、テンプレートのプレビューが表示されます。「テンプレートを使用」を選択するとテンプレートがサイトに適用されます。

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サイト情報を入力する

サイトの情報を入力します。サイト名やサイトのアドレスはテナントで一意であれば自由に設定することができます。今回はチームサイトですのでグループメールアドレスも設定することができます。エラー無く入力ができたら「次へ」を選択します。

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プライバシー設定、言語を設定する

プライバシーの設定をします。今回は組織メンバー限定で使用しますので、「プライベート」を選択します。言語は「日本語」を選択します。

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メンバーを設定する

サイトにメンバーを追加することができます。この時点で追加する予定がない場合は「完了」を選択します。メンバーは後からでも追加をすることもできます。

SharePointサイトが作成されると、このような画面が表示されます。ニュースやクイックリンク、ドキュメントなど、組織で共有するコンテンツがトップページにセットされています。左側のメニューにはサイトにあるコンテンツにアクセスするためのリンクが用意されています。

SharePointでリストを作成するには、このメニューから「サイトコンテンツ」を選択します。

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リストを作成する

「＋新規」ボタンからリストを選択します。

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空白のリストから作成する

リストの作成画面が開きます。リストにも様々なテンプレートが用意されていて、目的に合ったテンプレートを選ぶことで、素早くリストを作成することができます。今回は1からリストを作成したいと思いますので、「＋空白のリスト」を選択します。

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リストの名前を設定する

リストの名前を設定します。今回はタイムカードの記録用にリストを作成しますので、リスト名もタイムカードとしておきます。「ナビゲーションに表示」にチェックを入れると、サイト左側にあるメニューにリストのリンクが追加されます。

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リストの列を設定する

リストが作成されると、タイトル列だけのリストが表示されます。このままではタイムカードの情報は管理できませんので、列を追加してみたいと思います。今回追加する列は、メールアドレスと始業時間、終業時間の３つです。

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タイトル列の名前を変更する

メールアドレス列は誰が打刻したデータかを判断するための列です。テキスト型で管理をしますが、タイトル列がありますのでこれを名前変更して使用したいと思います。名前を変更するには列名の横にある「V」を選択してメニューを表示。「列の設定」を選択して「名前の変更」を選択します。

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タイトル列をメールアドレスに変更する

列の名前を変更するフォームが表示されますので、タイトルからメールアドレスへ変更します。「保存」を押すと列名が変更されます。

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日付の列を追加する

続いて開始時刻の列を作成します。列の追加は「＋列の追加」を選択します。メニューから「日付と時刻」を選択して、「次へ」を選択します。

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日付の列を設定する

右に列の作成フォームが表示されます。「名前」に「始業時間」を入力、「時間を含める」を「はい」に設定、「保存」を選択すると列が作成されます。この手順と同様に「終業時間」列も作成してみてください。

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始業時間の列を追加する

始業時間の列を作成します。列の追加は「＋列の追加」を選択します。メニューから「日付と時刻」を選択して、「次へ」を選択します。

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始業時間の列を設定する

右に列の作成フォームが表示されます。「名前」に「始業時間」を入力、「時間を含める」を「はい」に設定、「保存」を選択すると列が作成されます。この手順と同様に「終業時間」列も作成してみてください。

これでタイムカードリストの完成です。

次回は、リストへ打刻データを書き込むアプリをPower Apps で作成してみたいと思います。それでは次回もお楽しみに。

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本コラムは2024年3月現在の情報を基に作成しています。

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