Webex by Cisco

【セミナーレポート】「Cisco Webex」の新しい使い方と快適運用セミナー~新機能紹介から安定したネットワーク整備まで~

2022年7月22日、シスコシステムズ合同会社との共催でオンラインセミナー「Cisco Webex の新しい使い方と快適運用セミナー」を開催しました。 本記事は当該セミナーのレポートです。講演動画も公開していますので下記より併せてご視聴ください。

新型コロナウイルス感染症の影響により、Web会議システムを導入している企業は増加傾向にあります。しかし、「話し相手のリアクションが分かりづらい」といった、オフラインの会議とのギャップを感じているユーザーが少なくないようです。
また、株式会社MM総研の2021年の調査 によりますと、Web会議システムに望む機能は「議事録作成/文字起こし」が最多となり、議事録作成業務の短縮化へのニーズも増えているそうです。今回のセミナーでは、Web会議で感じるギャップなどの課題に応えるべくWebexの機能・製品について紹介しました。


目次


【第1セッション】
「Webex最新機能を使いこなして快適なWeb会議を実現~会議内容の文字化・外国語のリアルタイム翻訳など~」

シスコシステムズ合同会社
バーチャルセールススペシャリスト 飯村麗氏

普段Webexを利用されている方の中には、「リモート会議での参加者の反応がいまひとつ良くない」、「議事録が大変」、「録画を聞き直すのも面倒」などの課題を感じているケースもあるでしょう。また、海外拠点とのWeb会議で、外国人との対応に「言語の壁」を感じることもあるかと思います。今回は、「Slido(スライド)」「Webex Assistant」「リアルタイム翻訳」などのWebexの機能を使い、課題を解決する方法を紹介しました。

■「Slido」でインタラクティブなコミュニケーションを可能に

「Slido」とは、会議の双方向性とエンゲージメントを最大化するコミュニケーションツールです。下記に、主な機能をまとめました。

【Slidoの主な機能】
【Slidoの主な機能】・投票機能を搭載。リアルタイムで可視化できるため、双方向でコミュニケーションがとれる
・質問を募ることで、パネルディスカッションを充実化。先に質問した人に対し「いいね」などのリアクションも付けられる
・会議の前からSlidoでアイデアを出し合えば、効果的なブレスト会議が実現可能

■Slidoの利用シーン

Slidoは、企業、学校、自治体など幅広いシーンで活用されています。企業では、社内営業会議でのアイデア出し、役員会議で評決をとりたい場合でも重宝されています。
学校では、学生の集中力維持にも貢献。オンライン授業では「内職」をしてしまう学生さんもいますが、Slidoを使えば先生が生徒を当てて質問をするなど、オフラインに近いコミュニケーションを図れるのです。また、自治体では住民向けイベントや議会での評決にも活用されています。

■Slidoの使用メリット

さまざまな機能を持つSlidoですが、Webexに契約していると、本来月額数万円かかる機能を無料で使用できます。イマーシブシェア(背景合成)と組み合わせることで、高度なレイアウトも簡単な操作で作成可能です。
また、ノイズキャンセル機能を搭載しているため、在宅勤務中の家庭騒音が気になる方もWeb会議に集中できます。自分の声に最適化できる機能もあるので、家庭内で他の家族とオンライン会議の時間がバッティングしてしまっても、自分の声だけにフォーカスして騒音を除去できるのは非常に画期的です。

■「Webex Assistant」と「リアルタイム翻訳」

続いて、標準搭載の「Webex Assistant」と有償オプション「リアルタイム翻訳(1ライセンスあたり約4,500円/月)」の機能について説明します。

【Webex Assistantの主な機能】
・字幕表示
・キャプション&ハイライト
・ハイライトの編集・共有
・会議の議事録生成 ※議事録生成は英語のみ
【リアルタイム翻訳の主な機能】
・日本語を含む13の音声言語と108の字幕言語に対応※
・日本語での発言の(日本語での)文字起こしも可能
※中国語、フランス語、ドイツ語、イタリア語、日本語、韓国語、ポルトガル語、ヒンディー語、ポーランド語、オランダ語、スペイン語など

リアルタイム翻訳なら、会話をすべて書き起こせる!

リアルタイム翻訳では、日本語の正確な字幕表示はもちろん、外国語の発言も字幕できちんと翻訳されます。さらに、録画をスタートしてからの会話をすべて書き起こすことも可能。大事な発言にハイライトも入れられるので、会議の途中から参加しても内容や重要な点を把握できるでしょう。

リアルタイム翻訳で議事録作成の時短化を実現!

会議で話した内容(日本語)を、書き起こしてダウンロードしたり、Webex内で共有したりできるのもリアルタイム翻訳の大きなメリットです。議事録として適切でない言い回しはあとから編集することも可能。そのため、議事録作成の工数削減・時短化にも貢献できます。
外国語の翻訳機能以外に議事録作成機能を持つリアルタイム翻訳は、企業だけでなく、留学生・外国人講師のリモート対応が必要な学校でも重宝されています。また、聴覚障害を持つ職員・住民をサポートするためのツールとして自治体も活用。Web会議の枠を超えさまざまシーンで作業効率向上に貢献しています。


【第2セッション】
「Webex会議が遅いと感じた時の解決事例~Webex会議の品質低下のあるある~」

シスコシステムズ合同会社 APJCリード 望月岳史氏

Web会議でありがちな問題を「Cisco Meraki」の製品が解決できる理由を紹介しました。

最近では一般的になったWeb会議ですが、下記の「あるある」の問題を抱えている方は多いのではないでしょうか。

【Web会議あるある】
・ネットワークに問題があり、音質・画質が悪く会議に集中できない
・帯域を確保するためにカメラをオフにせざるをえず、臨場感に欠ける
・Web会議の時間が子供の帰宅などと重なると、ネットワークが安定しない
・接続に問題がある際、問題を特定しづらい

こうした問題も、「Cisco Meraki」なら解決できるかもしれません。下記、その理由を紹介します。

■理由1.圧倒的な可視化機能を搭載

すべての機器がクラウドにつながっているので、機器の状態をリアルタイムで把握できます。「Cisco Meraki Health」という機能を使えば、どのアクセスポイントにつながっているのかも確認可能。不具合発生時の問題も可視化できます。アプリケーションの可視化にも対応し、約1500種類上のアプリケーションを識別可能。誰がどれくらいのトラフィックを使っているのかも分かります。

理由2.安定した回線帯域を確保できる

安定した回線を確保するため、YouTubeなど業務に関係ないアプリケーションの使用を洗い出せるのも「Cisco Meraki」の特徴です。アプリケーションを遮断したり、優先順位を付けたりすることで帯域の圧迫を確保。また、「SD-Internet」という新しい機能により、既存の環境を触らずにローカルブレイクアウトのテクノロジーが利用できるようになりました。

■理由3.グループポリシーを利用した帯域管理

スケジュールやアプリケーション、サイトの種類を指定し、拒否する設定をすることで、帯域を管理できます。例えば、教育現場で使用する際などは、授業中にアップデートがかかる事態は一番避けたいでしょう。その場合、この機能を使用することで授業中にアップデートを回避できるわけです。

理由4.トラフィックシェーピングを利用して帯域を最適化

DSCPタグを使ったトラフィックシェーピングルールを有効にすることで、L7ファイヤウォールでの帯域の絞り込みが可能です。特定のサイトに対し制限をかけ、帯域を使えないよう設定。帯域を確保できるようにします。

このように「Cisco Meraki」では、可視化機能を活用することで、社内のネットワークトラフィック状況を確認。ネットワーク帯域を確保することで、ハイブリッドワークに必要な環境を構築します。


【第3セッション】
「Webexを活用したハイブリッドワークで生産性向上!~LINE WORKS連携・Exchangeカレンダー連携・Bot活用~」

このセッションでは、まずシスコシステムズ合同会社 山崎氏から「Microsoft 365 Exchange Online」と「Webex」の連携について紹介しました。

シスコシステムズ合同会社
テクニカルソリューションスペシャリスト コラボレーション担当 山崎潤氏
シスコシステムズ合同会社
パートナービジネスデベロップメントスペシャリスト 吉田祐子氏

「Microsoft 365 Exchange Online」と「Webex」連携の概要

まず、「Microsoft 365 Exchange Online」と「Webex」の連携方法についてです。2通りの方法があり、1つは、「Microsoft 365 Exchange Online」上にあるAdd-inツールを利用する方法です。これにより、PC、スマホから「Microsoft Outlook」のスケジュールを使って、「Webex」会議の予約ができます。もう1つは、「Microsoft 365 管理サイト」と「Webex 管理サイト」間を連携することで、ビデオデバイスに対しワンタッチで会議に参加する方法です。

「Webex Add-inツール」概要

次にPC、スマホから連携する場合に使う「Webex Add-inツール」について紹介します。このツールを使う場合は、「Microsoft Outlook」の中に「Webexスケジューラ」を追加することで、Webexの会議情報を自動的に入力できるようになります。特別なツールをインストールする必要はなく、「Microsoft Outlook」の中にプラグインとして追加が可能です。

なお、ビデオデバイスでもWebexに連携できます。主催者が会議予約すると、Webexのプラットフォーム経由でビデオデバイスに会議の予約ボタンが表示され、5分前になると参加可能になる仕組みです。会議室で会議番号を入力する必要もなく、時間になればワンタッチで会議に参加できます。

■「Webex Business Chat Connector」と「LINE WORKS」との連携

続いて、他社クラウドとの連携事例として、「Webex Business Chat Connector」と「LINE WORKS」との連携について吉田氏から紹介しました。

■新ソリューションで「LINE WORKS」の課題を解決

LINEユーザーの利用者は多く、日本では約9割の人がLINEを使用していると言われています(※)。また、「ビジネス版LINE」とも言われる「LINE WORKS」は、有料版ビジネスチャットシェアの29.9%を占め、日本でもっとも使用されているツールと言っても過言ではありません。

(※)総務省情報通信政策研究所
令和元年度 情報通信メディアの利用時間と情報行動に関する調査報告書<概要>(令和2年9月)

しかし、下記のような仕様上の課題もありました。

【LINE と LINE WORKS間のコミュニケーションの課題】
・LINEユーザーとの間で、音声やビデオ通話、資料共有ができない
・ビデオ通話時には、LINEユーザーのスマホに専用アプリをインストールする必要がある

そういった課題に対して開発されたのが、LINE WORKSユーザーとLINEユーザーがシームレスでつながるための、「Webex Business Chat Connector」というソリューションです。

これを使うことで、LINEユーザーが「LINE WORKS」ユーザーとビデオ通話する際は、指定のURLをクリックするだけで自動的にWebブラウザが立ち上がり、簡単なステップでWebexのビデオ会議への参加が可能になりました。通話内容は録画できます。また、通信は暗号化されるので安心です。

なお、この機能を利用する場合は、「LINE WORKSライセンス」のほかに、「Webex」と「Webex Business Chat Connector LINE WORKS」のライセンスなどが必要になります。ただし、LINEユーザーが会議に参加するにあたり、必要なものはありません。シームレスな連携が可能になることで、ハイブリッドワークにおける生産性向上が期待できるでしょう。


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