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【コラム】テレワークを実践「Microsoft Teams 活用」を検証してみた!ここまでできる利用シーンとメリット」

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皆様、如何お過ごしでしょうか。
ディーアイエスサービス&ソリューション株式会社 保守チーム担当の西久保宏典と申します。
新型コロナ対策に伴う非常事態宣言が解除された2020年5月25日から、はや約2ヶ月が経過しました。
しかしながら、当社におきましても、業務活動の形態が完全に戻ったわけではありません。

緊急事態宣言前は、満員電車での通勤から始まり、会議室での社内(チーム)打合せ、外出による顧客訪問を実施していました。しかしながら、緊急事態宣言によりそれらの活動が積極的に行えなく(若しくは限定的な対応に)なりました。

状況を打開するために利用可能なツールがMicrosoft Teams(以下Teams)、Cisco Webex、ZoomといったWeb会議ツール、及びコラボレーションツールとなります。
当社におきましては上記のツールの内、Teamsを主に使用しており、宣言解除後も、各種業務にフル活用して、本ツール無しでの業務は考えられない状況となっております。
そこで、今回の機会を参考に皆様に共有してみたいと考えました。皆様の業務にお役立ち頂けますと幸いです。

まずは、私の上長の一日を纏めてみました。

【参考】在宅勤務中のある営業課長の一日

時刻業務内容利用例
9:00Teams のデスクトップアプリケーションを起動し、
本日の伝達事項を課メンバーのグループチャットに投稿。
その①
9:15課メンバーの業務開始連絡を確認し、課員の業務体系を会社に報告。
9:30Teams 内の予定表から Teams 会議に参加をし、開発チームMTGに参加。
会議資料は予め記載済の OneNote を見ながら各プロジェクトの進捗を確認。
※参加できなかったメンバー受けに内容の共有をするため「録画」を実施
その②
10:30午後の営業同行の事前準備として、営業から事前に共有された Teams 内のファイルに
保存されている資料を確認。

修正事項があったため、チャットで連絡をとり、1対1の Teams 会議に切替えて
画面共有をしながら修正箇所を指示。
14:00お客様との Teams 会議に参加(事前に Teams 会議のURLで招待)。
※自宅からの参加のため、仮想背景を設定
その②
15:30メール等の内容確認。
16:00来週1週間の勤務体系についての確認を Forms で作成し、課員へ回答依頼を投稿。その③
16:30在宅勤務社員に個別連絡(1日1人等ランダムにコミュニケーションをとる)。
活動内容を可視化したグラフを見ながら現状確認(Outlook × Power BI)。
その④
17:45課メンバーの業務終了連絡を確認し、勤務終了。

上記の通り、Teamsを用いて、一日のほぼ全ての業務を行っている事が確認できます。

  • 日々の朝礼の代わりに課員に伝達事項を周知。
  • 課内でのチームMTG、及び部署間でのMTGを実施。
  • 営業同行資料をチーム内で共有。
  • 社内のMTGだけではなく、お客様との打合せも実施。
  • Microsoft Forms(アンケートフォーム)を用いて、課員へのヒアリングと結果の集計。

参考までに、お客様を交えたWeb会議の実施回数は4月から100件を超え、毎日一人2件程度は、お客様とWeb会議を実施している形となります。

次に、現場担当である私の一日となります。

【参考】在宅勤務中の保守担当技術担当の一日

時刻業務内容利用例
9:00Teams 会議に参加。保守チーム朝礼に参加。本日の伝達事項を確認する。その①
9:30リモート作業を実施。Teams 画面共有を用いて課員と二重確認を行いつつ対応。
10:30Teams 内の予定表から Teams 会議に参加。
他部署営業担当を交えたプロジェクトで打ち合わせ。
その②
13:00Teams 会議に参加。保守チーム昼礼に参加。チームメンバーの進捗状況を確認する。
13:30対応中のインシデントで対応に迷う項目が発生。
部署内の先輩にTeams を用いて方向性を相談する。
その②
16:00Teams 会議に参加。保守チーム終礼に参加。チームメンバーの進捗状況を確認する。その③
17:45チームにおける上長指示掲示板を確認し、業務終了。その④

現場担当としても、一日のほぼ全ての業務にTeamsを活用して行っている事が確認頂けるかと思います。

  • 朝礼、昼礼、終礼はTeamsを用いて実施。
  • 部課を越えたチームMTGもTeamsを用いて実施。
  • 私の主業務となるサポート活動もVPNを用いて対応を行い、チーム内の連携もTeamsで実施。

従いまして、管理職となる上長、及び現場担当ともにTeamsは有用なツールである事をご理解頂けたと考えます。

また、TeamsやMicrosoft 365を導入する事で、以下の様な利用方法もあり実際に活用しています。

  • 部下の業務・勤怠管理
  • 社員の在席場所に囚われないリアルタイムな会議。
  • 会議メモのリアルタイムな共有。
  • Microsoft Formsを利用して翌週の勤務体系の把握。
  • 容易な活動内容の把握(Outlook x Power BI)。

テレワークソリューションとして、Teamsを有効活用するほかにも、Microsoft 365の様々な機能を利用することで、上記の様に有効的な活用方法があります。
興味のある方はディーアイエスサービス&ソリューションにご相談ください。

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本コラムは2020年8月時点での情報を基に作成しています。


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