【コラム】テレワークを実践「Microsoft Teams 活用」を検証してみた！ここまでできる利用シーンとメリット」

はじめに

皆様、如何お過ごしでしょうか。
ディーアイエスサービス＆ソリューション株式会社保守チーム担当の西久保宏典と申します。
新型コロナ対策に伴う非常事態宣言が解除された2020年5月25日から、はや約2ヶ月が経過しました。
しかしながら、当社におきましても、業務活動の形態が完全に戻ったわけではありません。

緊急事態宣言前は、満員電車での通勤から始まり、会議室での社内(チーム）打合せ、外出による顧客訪問を実施していました。しかしながら、緊急事態宣言によりそれらの活動が積極的に行えなく（若しくは限定的な対応に）なりました。

状況を打開するために利用可能なツールがMicrosoft Teams（以下Teams）、Cisco Webex、ZoomといったWeb会議ツール、及びコラボレーションツールとなります。
当社におきましては上記のツールの内、Teamsを主に使用しており、宣言解除後も、各種業務にフル活用して、本ツール無しでの業務は考えられない状況となっております。
そこで、今回の機会を参考に皆様に共有してみたいと考えました。皆様の業務にお役立ち頂けますと幸いです。

まずは、私の上長の一日を纏めてみました。

【参考】在宅勤務中のある営業課長の一日

時刻	業務内容	利用例
9:00	Teams のデスクトップアプリケーションを起動し、本日の伝達事項を課メンバーのグループチャットに投稿。	その①
9:15	課メンバーの業務開始連絡を確認し、課員の業務体系を会社に報告。
9:30	Teams 内の予定表から Teams 会議に参加をし、開発チームMTGに参加。会議資料は予め記載済の OneNote を見ながら各プロジェクトの進捗を確認。 ※参加できなかったメンバー受けに内容の共有をするため「録画」を実施	その②
10:30	午後の営業同行の事前準備として、営業から事前に共有された Teams 内のファイルに保存されている資料を確認。修正事項があったため、チャットで連絡をとり、1対1の Teams 会議に切替えて画面共有をしながら修正箇所を指示。
14:00	お客様との Teams 会議に参加（事前に Teams 会議のURLで招待）。 ※自宅からの参加のため、仮想背景を設定	その②
15:30	メール等の内容確認。
16:00	来週1週間の勤務体系についての確認を Forms で作成し、課員へ回答依頼を投稿。	その③
16:30	在宅勤務社員に個別連絡（1日1人等ランダムにコミュニケーションをとる）。活動内容を可視化したグラフを見ながら現状確認（Outlook × Power BI）。	その④
17:45	課メンバーの業務終了連絡を確認し、勤務終了。

上記の通り、Teamsを用いて、一日のほぼ全ての業務を行っている事が確認できます。

日々の朝礼の代わりに課員に伝達事項を周知。
課内でのチームMTG、及び部署間でのMTGを実施。
営業同行資料をチーム内で共有。
社内のMTGだけではなく、お客様との打合せも実施。
Microsoft Forms（アンケートフォーム）を用いて、課員へのヒアリングと結果の集計。

参考までに、お客様を交えたWeb会議の実施回数は4月から100件を超え、毎日一人2件程度は、お客様とWeb会議を実施している形となります。

次に、現場担当である私の一日となります。

【参考】在宅勤務中の保守担当技術担当の一日

時刻	業務内容	利用例
9:00	Teams 会議に参加。保守チーム朝礼に参加。本日の伝達事項を確認する。	その①
9:30	リモート作業を実施。Teams 画面共有を用いて課員と二重確認を行いつつ対応。
10:30	Teams 内の予定表から Teams 会議に参加。他部署営業担当を交えたプロジェクトで打ち合わせ。	その②
13:00	Teams 会議に参加。保守チーム昼礼に参加。チームメンバーの進捗状況を確認する。
13:30	対応中のインシデントで対応に迷う項目が発生。部署内の先輩にTeams を用いて方向性を相談する。	その②
16:00	Teams 会議に参加。保守チーム終礼に参加。チームメンバーの進捗状況を確認する。	その③
17:45	チームにおける上長指示掲示板を確認し、業務終了。	その④